优秀员工必备的18种工作方法-第13部分

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我们获得了就行。如果是需要回复的邮件，马上回复；如果是含有链接的邮件，使用收藏夹或者其他工具保存有用的链接，或者用其他工具保存其中的信息。总之，无论是回复、删除还是用其他处理方式，我们都应该马上进行。
　
使用自动回复。可能你的很多邮件内容相似，需要回复的信息也相似，在不影响形象的前提下，可以使用自动回复。也许有的人觉得使用自动回复是对别人不尊重，你可以在末尾注明这是一封自动产生的邮件，如需人工回复可以发送邮件到某某邮箱。自动回复的速度非常快，可以让对方省却人工回复的漫长等待时间。




第60节：第十一章怎样处理邮件、信（2）

使用邮件的标签以及过滤功能。这是很重要的一个方面很多邮件客户端工具都有这些功能。善用这些功能，一方面使你能够更有条理地管理邮件，使用一个邮箱同样可以达到原来多个邮箱的效果；另一方面，可以使你今后查找邮件更加方便，减少无谓的时间浪费。
　
每天清空你的邮件收件箱。如果你的邮件比较少，那么你可能会觉得没什么。但如果比较多的话，几天的时间邮箱里的邮件便会多得让你处理起来无从下手。保持每天清空的习惯，可以让你在处理第二天的邮件的时候更加从容，让邮箱使用更加合理。
　
合理处理项目文档
　
在每个项目的实际运作中，不可避免地会产生大量的文档资料。仅以一个简易的软件系统开发为例，其中就包含需求分析报告、开发管理计划、过程管理记录、测试报告、用户手册等多种项目文档。因此从某种程度上讲，项目管理的核心其实就是文档管理。
　
项目文档不仅是重要的工作成果，而且更加有助于组织项目管理水平的提高。过程文档也是组织最为宝贵的文化资产，通过对过程文档进行归纳和分析，管理者可以对本次项目的成功经验和失败教训了然于胸，从而使后续同类项目的运作更加有的放矢。
　
项目文档是项目管理目标属性的良好诠释。项目管理最大的特点在于实现的计划性。在很多情况下，项目的阶段性成果是以文档形式体现的，如新产品研发项目前期的市场调查报告，中期的产品研发计划，后期的产品市场满意度调查，等等。由此可见，项目的运作在一定程度上是由文档驱动的。
　
项目文档对于项目管理人员的素质提升也是大有裨益的。项目文档强调的是一种规范化管理，要求项目管理人员利用书面语言进行沟通表达，以指引项目运作。对于一个成功的项目管理人士来说，他不仅仅是项目各利益方的良好协调者，更应该是一名出色的项目文档管理者。
　
面对浩如烟海的项目文档，应该如何处理呢？




第61节：第十一章怎样处理邮件、信（3）

第一步：在项目管理之初，应对项目文档管理进行全面的策划。
　
策划的重点应体现为两点：首先是对项目文档的数量、名称、标识、类型、管理责任人、内容等基本内容做出事先安排，得出项目文档的总览表；　其次在上述基础上，制定对各种项目文档的管理程序，如批准、发布、修订、标识、密级、贮存、传递、查阅等，为项目的配置管理铺设一个良好的基础平台。
　
第二步：需要注重项目文档之间的联系，在动态中管理项目文档。
　
项目文档之间的联系大致可以分成两种，横向联系和纵向联系。所谓的横向联系是指各种不同类型的文档之间的联系，例如项目章程和项目范围说明书，项目时间管理计划和项目成本管理计划等，其中最为常见的文档横向联系就是输入和输出的关系。纵向联系是指类型相同但版本不同的项目文档之间的联系。众所周知，项目管理的一个显著特点就是渐进明细。随着项目的不断进展和深入，管理人员对项目的认识才能更加清晰，因此在得出最终的项目成果之前，每种文档都可能存在多种版本，所以很有必要对其进行规范化的管理以保证项目目标的顺利实现。项目文档之间的横向联系和纵向联系相互结合，形成文档树体系。
　
第三步：要在项目管理的全过程中，特别是在项目结束之后，对各种项目文档进行定期或不定期的总结，从中深入挖掘项目的进展信息和成败经验，以形成项目管理资产库，从根本上提高组织的过程管理水平。
　
除了以上途径之外，要提高项目文档处理的效率，还应该增强自身的项目管理意识。很多企业中负责人的项目管理观念十分浅薄，对文档缺乏足够的重视，因此组织的管理水平也就不高。只有在思想观念中树立以项目为核心的系统思维和规范精神，才能真正领悟项目文档管理的精髓。
　
做好文档记录
　
随着工作经验的丰富，参与项目的增多，我们电脑中有价值的文档也会越来越多。然而当我们寻找它们的时候，却往往不知它们跑哪里去了。也许我们平时没有养成写文档的习惯，等到发现类似问题的时候才发现好记性不如烂笔头，不得不重新研究问题。平时工作笔记是我们的财富，我们不能把它们放在一边不管，应该养成好的文档管理习惯。




第62节：第十一章怎样处理邮件、信（4）

当然，这并不是一件容易的事，更不是一朝一夕就能完成的，它需要长期的坚持和努力。下面有很多好的做法，我们可以借鉴：
　
养成一事一记的习惯，平时功课不能荒废。你可能觉得这样做会很浪费时间，但对以后的好处而言，付出这点时间是值得的。很多问题可能比较难，你遇到了，在别人的帮助下当面解决了；当你下次遇到时，未必能一个人独立解决。如果你再去问别人，别人可能觉得你很笨，或者上次教你的时候你没认真听，不尊重人家。假如当时能做好详细的笔记，那么再次遇到类似问题的时候就可以翻阅一下，轻松解决问题。
　
所以，不要太过于相信我们的大脑。俗话说，好记性不如烂笔头。在平时，就要养成做笔记的好习惯，如此，我们才会有进步。在以后遇到类似问题时，我们就不用再求人了。
　
多做工作总结，将工作中遇到的事情都记录下来，并且记录解决该问题的方法。久而久之，你的知识、技能都会慢慢地成长、积累，你也会逐渐得到上司的赏识和器重。等到有升迁的机会时，上司自然而然地就会想到你了。
　
有时候我们解决某个问题，可能不是一次性完成，而是分了好多次才解决的。如果在问题解决时一次性做总结，容易因为时间过去太久而遗忘其中的很多细节，造成记录缺失。所以这时候记录要随着问题的进展，逐步更新。注意文档的使用，不要解决一点问题就使用一个新的文档，这样一个问题分次解决下来，就会有许多文档，这会给后期的总结造成不必要的麻烦，保存起来也格外费力。所有的问题反映在一个文档上，以后如果出现什么问题，我们也就不需翻看多个文档。
　
分享自己的好习惯。我们不仅要自己养成勤于总结的习惯，还要向同事、下属等推广这个好习惯。假设现在你有一个手下在负责邮件系统这个项目，公司正好要实施一个内部的邮件系统，而你又抽不开身，只好委托手下负责这个邮件项目。那对于这个邮件项目的整个过程，你当然希望都有完整的文档记录，包括在实施过程中遇到的问题、用户需求的始末等。如此，即使以后这位员工离职了，你也可以凭着这份资料维护邮件系统。不然的话，等这位员工跳槽之后，你维护邮件系统就会很麻烦，至少要花很长一段时间去学习它。其实，我们只要平时注意一点，督促手下多写写文档，这种情况都是可以避免的。




第63节：第十二章怎样策划（1）

第十二章怎样策划
　
策划认识的误区
　
在诸多不同的工作领域中都存在着策划的工作内容，社会上有很多策划人，从事着不同的策划销售模式。很多人对策划人的认识存在着一些误区，以下几个方面便是其中的具体表现：
　
一、认为策划便是要“点子”。这种认识有一定的道理，但是犯了以偏概全的错误。策划首先是寻找问题再解决问题的过程，点子的出现应该按照战略分析到战术执行需求而出现。总体的策划是一个全局，但它更注重合理的规划与设计。比如，我们不能因为一个厨房里装修用的瓷砖很漂亮，便说这是一座好的建筑。策划必须要有“点子”，但重点是正确的方向和基础。
　
二、认为策划人是只有聪明人才能做的事。聪明人不一定是个好的策划人，策划也不一定是聪明人做的事。策划需要的是专业的知识，如企业管理、市场经营、媒介发布等。它必须以对企业的调查，找出问题为前提，并提出解决的方法与规划过程。做策划取决于你对企业产品的分析与定位，并通过对市场的了解，寻找能够完成产品与市场的结合形式。成功的策划需要企业对策划思路的认可，策划公司的团队能否制定好的方案，取决于企业与策划公司在具体工作中能否做到对每个环节都完美执行。
　
三、将策划等同于写。诚然，策划工作者需要动笔动脑，但是策划仅靠写是不够的。策划是一项分析与思考的思维工作，是一个复杂的思维过程，仅靠言语在一时之间是无法表达清楚的。策划中包含很多理论知识，需要策划人再用文字的形式向顾客阐述清楚，策划书便是一种能让顾客明白的形式。我们为什么要这么做？很多结论与方案从何而来？策划人需要向顾客解释自己的思维过程，并达成在执行上的默契和配合。
　
四、认为策划就是套用文本格式。套文本格式的情况很常见，很多策划人在接受顾客策划需求的时候，往往按照一个策划书的格式便写了下来。策划首先要明确顾客的需求，进行相关内容的调查与分析，并发现问题，提出解决问题的方案，这是一个思维过程而不是一个文本格式与形式。虽然策划书有一定的特点和共同性，但策划不能局限于某种格式或某种套路。格式会限制策划人的思维，从而影响策划人为顾客提出适合自身要求的策划与方法。




第64节：第十二章怎样策划（2）

五、觉得策划人精通一切。策划包括很多内容，众多知名的策划人也只是在特定的策划领域和特定的市场时期取得了成绩，并非掌握了所有的策划知识。策划需要一定的经验作基础，一个人受到自身年龄、经历、教育等影响，是无法完全掌握经验的，所以做策划必须不断地学习、不断地总结。策划的一个重要特点就是需要针对顾客的市场，而市场则是不断变化的，所以策划人必须不断地通过各种渠道了解市场信息，了解最新的经营和管理理念。
　
策划是一场思维的创造过程，是没有具体形式的技术，是“发现问题与解决问题”的工作，是为顾客提出适合他的企业发展与变革的“可行性”智力输出。
　
如何进行策划提案
　
每一个策划人员都要面对策划提案，只有深入其中，在项目的实际背景下，充分地与市场接轨，实现客户的终极目标，才能做出一个优秀的策划提案。做任何事情都有规律和方法可循，做策划提案亦如此。
　
做提案应该有以客户为中心的理念，我们应该比客户更加了解他们