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第8部分

外企女秘书职场日记-第8部分

小说: 外企女秘书职场日记 字数: 每页4000字

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吃饭的时候,老爸见我还在为礼品的事发呆,便对我说:“小雪,你能不能换一个思路,别老想着‘土特产’三个字了。情况在不断的变化,礼物的内容也应跟着变。你们老总说‘土特产’,可能只是一种习惯说法,并不一定要是吃的东西。如果一定要是吃的,那就有些像刻舟求剑,不合时宜。所以,你应该从‘北京的礼品’这个角度来考虑问题;如果这样那你选择礼物的范围就大多了。”
“那送什么好?”我问。
“中国人有句老话,叫作‘送礼送到骨头里’。你知道你们老总的朋友喜欢什么吗?”老爸很认真地问我。
我苦笑着说:“老爸,我直到今天,才知道孙总有这么一位朋友,我到哪里去知道他喜欢什么?”
老爸想了一会儿,又问:“你们孙总是什么地方的人?”
“安徽安庆。”
“安庆六安那一带的人,一般都喜欢黄梅戏,你可以买点严凤英这些黄梅戏名家名角的磁带或CD盘,作礼物送给他;我估计他们这种年龄层次还是会喜欢黄梅戏的。”
“可这能算北京的土特产吗?”
“黄梅戏是安徽湖北的,当然不能算北京的土产,但北京录制发行的磁带或CD,就能算北京的特产。”
“为什么?”
“因为我估计四川绵阳那地方,没几个人喜欢听黄梅戏,所以在那种地方很难买到严凤英这些名家名角的磁带或CD盘;因此,黄梅戏虽不是北京的土产,但是从北京带过去的,所以可以当北京的特产。”
我觉得老爸在“强词夺理”,但也是没办法的办法,明天去问问孙总再说。不过,老爸的提议,倒让我思路大开,那就是秘书在接受上司的指示时,不能拘泥于个别词句,应从总体上把握指示的精神,特别是要注意听出他们的弦外之音。只有百分之百吃透了上司的指示精神,才能百分之百地去贯彻执行。


第一部分三月第13节软盘能揩鼻涕吗?

五月某日
今天办公室又添了一台数码复印机,并给小石配了一台新电脑。给小石电脑里装的是WPSOffice办公软件。一看这套软件,小石的眉头就皱起来了。玛丽去年刚来时也是这个样子,现在头又让我辅导小石。就在这时,玛丽匆匆忙忙进来,递给我一篇稿子,对我说:“刚才孙总让我交给你,要你帮他把这篇稿子录成电子文档。他下班之前要用。”
我接过这篇西安办事处做的投资CTR可行性研究报告,对小石说,我们正好用这份材料作练习。小石一看稿子中居然有这么多符号和公式,显得更加畏难:“这么多符号和公式,怎么打呀?”
我说:“WPS的符号插入功能挺强,这些符号和公式没有什么难的。”
我让小石开始录入。遇到几个数学符号后,让她打开了插入菜单,选择了几个常用的符号。WPSOffice很方便,直接在左边出现了一个图文符号集,里面的符号比较全,分了好几个库,其中也有专门的公式库。小石很快就找到了自己需要的符号。过了一会,小石就开始埋怨输入太复杂了。因为她经常使用的几个符号不在一个库中,这样,她不得不更换符号库,去到不同的库中去找自己需要的符号。不停地换符号库真是够烦人的,于是她又向我求救。
我一看,说:“这个简单,先把原文拷进去。WPSOffice的符号都是可以设热键的,设了热键以后你就可以不用每次都去找了,只要记住它的热键就行了。”说完,让小石在符号库中任选了一个符号,在上点击了鼠标右键,选中了弹出菜单中的对象属性。将鼠标停留在热键后的文字框里,同时按下Ctrl键和A键,就这么简单地设了个热键,小石试着压住Ctrl键时压了一下A,果然,屏幕上出现了刚才设定的“℃”。
对设热键,我很有体会;我对小石说:“其实还有一个很好的解决方法,就是你可以建一个属于自己的符号库,这样,别说你经常用的符号,就是文字段落、图片等等都可以直接调出使用,特方便特有个性。”说着,让小石在图文符号库里用鼠标右键建了一个新库,取名叫“我的地带”,然后把其他库里需要的一些符号,统统拉入到这里,然后先点一下符号,再在报告正文中需要符号的地方一点,就这么简单一下,屏幕上果然出现了刚才设定的“℃”。
“头,今天又添了一台数码复印机,我们现在的办公是不是可以称为真正的无纸化办公了?”珍妮问。
靠近窗前,排放着一溜的传真机、复印机、打印机、扫描仪、碎纸机等办公设备。
“我想是可以称为无纸化办公吧。”
数码复印机复印后可以直接输进计算机,又大大减轻了我们的劳动强度,头心里也非常高兴。
玛丽像唱歌似的说:“头,我们现在是翻身农奴见太阳了!”
“玛丽,别忙着晒太阳。”
不知什么时候,头又开始严肃起来了。
“虽说我们完全实现了无纸化办公,但并不是不要纸了。比方给公司领导安排日程,你不能排好日程,往上司的信箱里一发,按个‘OK’,你就万事大吉了吧?日程排好后,你还是要打印出来,当面去征求上司的意见,听听上司还有什么新的想法和意见,同各部门打交道也是如此。”
玛丽不说话了。
“对于秘书来说,如果上司对你的体力要求越来越低的话,那么对你的智力要求肯定就会越来越高,这是必然的。”
头像个老教授似的,一板一眼地说。
“可我们的工作还不是这些工作吗?我们的工作并没有因为多了台计算机或一套软件而增加或减少呀!”玛丽说。
“从表面上看是这样的,但办公室硬件的增加,就会要求使用这些硬件的人本身的‘软件’配套。我说的这些智力要求,一方面是要求你有更好的组织协调能力,另一方面要求你有更好的表达能力,包括口头的和书面的。可以说,随着我们办公条件的硬件每一次升级,就要求我们秘书的‘软件’随之升级。因为我们不仅要能利用它们提高我们的工作效率,更要利用它们开拓我们的视野,丰富自己的大脑。”
办公室的气氛太沉重了。
“头,我也非常赞成无纸化办公。”托尼一本正经地问,“可是,我们将来要是得了感冒什么的,没有纸了,用什么揩鼻涕?软盘能揩鼻涕吗?”
大家轰地一下笑起来,头也笑了。
“不管软盘能不能揩鼻涕,作为秘书,都得适应无纸化办公的要求,这是必然的。不过,我个人认为,软盘是可以揩鼻涕的。”
“真的吗?”小石惊讶地问。
“是真的,因为前天我看到玛丽拿着光盘在擦眼泪。”头也一本正经地说。


第一部分三月第14节“officewife”

五月某日
北京的春天实在太短暂了,没有几天的功夫,气温像火箭一样直往上冲,今天中午完全可以用“骄阳似火”来形容。好在北京昼夜温差大,早晨出门上班的时候,还感受不到炎热的威胁。
上午孙总去中关村的先创公司谈判。
我在前台值班。预约的客人不多,我便取出上个星期孙总到四川出差的票据,开始一张一张地整理。
十点钟,美国CTIV公司北京办事处文小姐打来电话,说他们的首席代表刚接到美国总公司紧急通知,必须在这个星期天之前返回纽约,所以,原订下个星期二与孙总的会谈,希望能提前到这个星期五,也就是明天,即使是今天下午也行,否则,会谈只能无限期延迟,请孙总于今天中午十二点之前给予确认。
怎么办?
孙总今天和明天的日程已排得满满的,可与CTIV公司的合作又非常重要,据说马来西亚的一家公司也在与CTIV公司谈判,如果不尽快落实,我们可能就要前功尽弃。可是,这是不是CTIV公司在玩欲擒故纵的游戏呢?
正当我在琢磨这事的时候,销售部的金经理来找孙总,说他打孙总的手机打不通,孙总已关了手机。我说孙总正在谈判,有什么事急着找孙总。金经理说上海那边来电话,上海这几天正在刮台风,我们帮安徽进口的一条生产线下不了船;安徽那边来了几个电话,说他们开工典礼都准备好了,市里许多上司要出席,就在等我们这条生产线;如果这条生产线不能按时到货,开工仪式就得推迟;用户很着急,说政治上的损失远大于经济上的损失,如果有可能,请孙总去趟安徽,与对方协调一下。
我把金经理的意思记录下来。
十一点整,孙总该开手机了,我正准备给孙总打电话,孙总的电话打过来了。他说他正在往回赶,现在塞车,堵在三环路上;他与先创公司的谈判很顺利,让我赶紧起草合作协议,下午一上班就交给他;再就是跟姜总请示一下,今天下午三点以后有没有空,如果有空,他想向姜总汇报与先创公司合作的问题;我想向他汇报美国CTIV公司的事,他马上打断我的话,说等他回公司再说,他现在还要把先创公司的项目再细想想。可这份协议将近一万字,要在下午一上班就做好交给孙总,我还得加紧赶,好在现在的软件有模板功能,前些天做了一个公司合作协议的专用模块,我只要将过去的谈判备忘录上的内容,按模块的要求往里粘贴就行,于是,我赶紧从电脑里调出以前与先创公司谈判的备忘录,起草与先创公司的合作协议。
我刚开始起草协议,一个40多岁的客人进来找孙总,说是孙总大学时的同学,出差路过北京,想与孙总叙叙旧……
当秘书就是这样!闲的时候虽闲,可忙的时候真忙!这边还在接客人的电话,那边上司又给你派活了;这个部门的事刚要协调,那边的客户又要更改已安排好的日程;他一改,所有的日程安排都得跟着变……
哪些事我该先做?哪些事可以往后推?客人的哪些话是真的?客人的哪些话不可全信?哪些事必须由上司自己决定?哪些事我应该根据实际情况自行安排……在这种繁忙杂乱的工作中,我真恨不得自己变成西游记里的妖怪,长出十个脑袋一百双手来,让它们帮我干活,帮我想问题。
到晚上快九点的时候,才把活干完。来到大街上,发现今天晚上的夜色特别美;白天喧嚣的车流已像潮水一样慢慢退去,显得静谧安宁;迎着习习的晚风,我想慢慢地走走,一是享受一下这温馨的夜景,二是活动活动坐了一整天的筋骨。
“小雪!”
有人在叫我。一看不知不觉来到建国饭店门口,门口正停着一辆红色富康出租车,车里伸出一个圆圆的脑袋。是刘大民,过去的老街坊,从小学到高中的同学。
“还在为人民服务?”我开玩笑。
“对,我还在为人民币服务。”说着,刘大民拉开车门让我上车。
“我可没带钱。”我笑着说。
“过去我没有学习黄继光、董存瑞的机会,今天就让我舍己救人一次吧!”
跟电视剧里的张大民似的,刘大民也是天生的贫嘴。
“才下班?”
我点点头。
“都九点多了!这是什么公司,老板心肠这么黑,剥削你到这个时候?”大民装出一副义愤填膺的样子。“做什么工作?”
“当文秘。”
“什么?给人家当小蜜?”大民笑嘻嘻地说。
他的嘴怎么还是这么脏?!我的心情一下子让他搅坏了。我让他停车,我不坐他的车了;他也意识到自己的玩笑开过了,连忙装出抽自己嘴巴的样子。
回到家里,马上洗澡,可是不管用水龙头怎么淋,也冲不去脑海里“小蜜”这个词。洗完澡,习惯地拿

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