外企女秘书职场日记-第23部分
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“也许第二名能做一个好的时装模特,但我肯定她成不了一个优秀的空姐。”托尼自信地说,“对于做空姐来说,内在的东西远比外在的东西重要,品质性的东西远比技能性的重要。”
可是今晚又没空,没法看。不过,我觉得托尼说得有道理,个性太张扬和不会尊重别人的人,肯定当不好空姐,因为当空姐和当秘书的工作性质差不多。
上个星期,天地公司张总的秘书珍妮来电话,说她把张总给“炒”了。她说她帮老板每天干的活就是打信件、订约会、买机票、找旅馆等杂活。虽然办公条件舒服,待遇也不低,但她不习惯作一只金丝鸟。
“我早就腻味了这份工作,想改行。就算做秘书有天大的出息,那还不是个被人使唤的丫环吗?做秘书,工作琐碎单调不说,最难忍受的是,一些业务部门的人牛皮烘烘的熊样儿。在他们眼里,我只是一个打杂的。在这数字英雄当道的年代,我和他们一样,要文凭有文凭,要本事有本事,凭什么在他们面前矮半截?所以,我炒张总,是因为我不再对秘书工作抱太多的幻想了。”珍妮在电话里有些愤愤不平地说。
张总昨天也正好来找姜总,见到我顺便聊起了珍妮,因为他知道珍妮过去和我是朋友。他说珍妮人虽然很聪明,有灵气,但个性太强,不适合当秘书。由于个性强,自己把自己看得太高,对于传真、复印之类的小事基本上不干。由于她的这种示范效应,有些人也仿效,因此,现在办公室出现了互相推诿,似乎谁多干谁吃亏的现象!最后张总感慨地说:“可能是现在的大学生,在家里都是备受过分溺爱的独苗的缘故,都那么气盛和张扬。说他们‘前卫’、‘有个性’也可以,说他们自以为是,没有一点内涵也没错。”
无论是做一个好秘书,还是做一个好空姐,其基本素质都是一样的,都要求有内敛、忍耐、不颐指气使等优秀品质,都要求我们回归女人的天性,即宽容与温柔的母爱。
第三部分九月第41节带泥的洋葱
十月某日
上午办公室的事不是很多,孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。因为收集信息是秘书的一项重要工作,手头的事不多,我也在一旁跟着学。
“小石,整理来访客人名单,不能按客人的姓氏笔画排列,而要按他所在公司的笔画顺序排列。”
孟姐让小石将已经排好的客人名单顺序重排。
“为什么?”
“是这样的,这些来访的客人,是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能在将来的某一天,会离开他们现在所在的公司;但是,他们的公司则有可能是我们公司永久的客户,所以我们的重点是应该记住他们的公司,因此,在整理来客名录时,应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。比方昨天第一个来访的客人是,北京通达科贸公司的副总经理刘允。将来只要一看到刘允的姓名,首先应该想到是北京通达公司。通达是一九九五年注册成立的,注册资金1000万元人民币,主要业务是代理销售我们东岩公司的产品,平均每年的销售额在400万元人民币左右,他们的董事长兼总经理叫李明,是我们姜总在北大荒下乡时的战友……”
小石轻轻地叹了口气,她没想到来客登记簿上“刘允”这么简单的两个字,在孟姐的头脑里竟包含了这么多信息。她以为只要把刘允的姓名和电话号码往计算机里一存,就算是完成了“信息收集”工作。即使是玛丽和我,在秘书专科学校,也没专门学过这方面的知识。这就是实践经验。
孟姐不愧是总经理的专职秘书。她这种认真细致的工作作风,真值得我们这些小字辈的秘书学习。我什么时候才能达到孟姐这种水平?
中午,天空突然乌云密布,暴风雨似乎马上就要来临。
下午一上班,投资部就送来一份“天津宏星公司情况介绍”的材料,要我赶紧送给孙总,说孙总催着要。
也许是时间太急,投资部送来的材料中不仅有错别字,还有一些语法上的错误,如“非要……不可”的句子,像口语那样把后面的“不可”两个字漏掉了;于是,我把材料的文字稍为润色了一遍,重新打印送给孙总。
孙总将材料翻了翻,就皱起眉头说:“小于,这份材料你加工处理过,是吧?”
“是的,”我不清楚孙总问这话的意思,“我只是对其中的文字润色了一下。”
“小于,你应该知道我要这份材料的目的。我想了解宏星公司的资产状况,但是更想了解宏星公司目前管理层的状况。他们现在有多少管理人员,管理人员的年龄结构如何,知识结构如何,管理、开发和销售各占什么比例,他们对我们将要进行的控股投资的态度如何……我要的是他们目前实实在在的真实情况,而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号,你知道吗?”
孙总的脸越拉越长。
“小于,我是头,你是秘书,所以,我希望你做我的眼睛,做我的耳朵,甚至做我的手和脚,但我不希望你做我的大脑!哪些材料有用,哪些材料没用,由我自己的大脑来判断!把我的大脑留给我,好吗?”
窗外已是电闪雷鸣。看我手足无措的样子,孙总态度缓和了一些:“是不是投资部把材料给你的时候,就是这个样子?可能主要责任不在你。这样吧,你去把投资部的李部长叫来,我要听取他的口头汇报。”
投资部的人汇报完毕,我从孙总的办公室回来。孟姐见我闷闷不乐的样子,问我怎么回事,我把事情的经过大致说了一遍。孟姐安慰我说:“小于,当秘书没有不出现差错的,不要紧。问题是,你知道问题出在哪里吗?”
我没吱声。孙总的批评没错,但我总觉得自己委屈。
“小于,我给你讲个小故事吧。这是我刚当秘书时,我的美国老板讲给我听的。小石和玛丽,你们有兴趣听吗?”
她俩马上凑了过来。
“事情是这样的。一天,我的美国老板坐车路过一个小菜市场,看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的,上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主,老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了,第一次看到那么新鲜的洋葱,所以感到很亲切。回到办公室以后,他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是,当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候,那几个洋葱只剩中间的那一点小芯了。为什么?原来当行政部门的办事员将洋葱买回来之后,马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了;洋葱交给行政部头后,头又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了;行政部头把洋葱交给秘书后,秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱,但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以,老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”
我明白了孟姐这个故事的真正含义。
“老板为什么要训秘书?就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下,自作主张,自行其是,把老板真正想要的东西给弄丢了。所以,作为一项重要的日常性工作,我们秘书在为上司收集信息材料之前,一定要弄清上司的真正意图。在了解上司的真正意图的基础上,再对我们收集的材料进行鉴别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解,就宁肯让材料粗一点;如果过于加工,就有可能把材料中最有价值的部分给弄丢,使上司很难利用这些信息作出决策。秘书为上司收集信息,一定要注意这么几条原则:第一,是不要生吞活剥。不管你收集到什么样的信息,一定要先在自己脑子里打几个问号,这事怎么发生的,为什么是这样。第二,是不要自我发挥。有时收集到的信息不是那么完整,秘书为了完整,便发挥自己的想像力,使材料变得‘完整’。其实,上司往往自己能根据这些零碎的信息,基本把握事情的大概,而你的想当然,则有可能误导上司。第三,是保持不偏不倚,不要先入为主。”
“可这老板为什么不把买洋葱的真正目的告诉秘书呢?”小石还是对孟姐说的故事感兴趣,“不就是一句话的事吗?”
“你的意思是,老板事事都要向秘书请示和汇报?”玛丽似乎非常喜欢跟小石抬杠。
“上司与秘书之间,的确应该经常进行交流。”孟姐说,“但每个上司都有自己的思维方式和工作习惯,做秘书的不能强求,只能是要求自己尽可能地去适应上司。所以,做好秘书工作的关键是多用心。比方,用心观察上司平时比较关注哪些问题;用心思考上司关心这些问题真正目的。如果真正用心,秘书工作并不难做。比方天津农星公司这个问题,公司事务会已经讨论过两次了。如果条件合适,我们公司就投资控股。孙总的意图实际是很明显的。”
我感到自己的脸在发烧。
第三部分九月第42节职业艾滋病
十月某日
周敏拿到了去美国陪读的签证,晚上几个中学同学相聚,为周敏饯行。
在餐桌上,孔琴闷闷不乐,那张脸像秋天的杨树,没有一点生气。不久前,她跳槽到一家公司当秘书,那时她是多么快乐!
从酒楼出来,我问孔琴出了什么事。她说“没什么”,但她的眼睛告诉我她肯定有事。旁边有一小小茶馆,于是,我把她拉进去,让她告诉我,让我作为朋友,帮她分担一部分心事。
“于雪,我想辞职,再也不想当秘书了。”
沉默了半天,她才憋出这么句话来。我静静地看着她。她不把心里的苦水倒出来,心里会更难受。
“我觉得自己现在像只小绵羊,整天在一群色狼的包围之中。”
原来她遭遇了性骚犹!办公室受到性骚扰的对象,往往是公司的新员工,因为工作环境不熟悉,只有忍气吞声的份。
性骚扰是一种白领职业艾滋病,目前没有什么办法像消灭天花、霍乱那样,进行彻底根除,只能预防。因为它不像对身体的侵犯那样比较容易辨别。黄色笑话、色情的眼神、与性有关的双关语、性玩笑、色情短信息、强邀共进晚餐、色情画片、追问个人的性生活、赠送与性有关的私人礼物等等,都可以用“开玩笑”来掩护。
“我跟你说过,我们公司不大,只有两个专职秘书,那个秘书是男的,正式头衔是总经理助理,三十来岁,我们俩的桌子是挨着的。一开始,他还只是把墙上的挂历,换成三点式的大美女,虽让我挺恶心,但还不至于太过分。最近几天,他时不时地往我手机里发一些黄色短信息,大前天我在给老板汇报工作时,他也朝我手机里发黄色短信。我跟他生过几次气,但一点用也没有,他总是嬉皮笑脸,说开开玩笑,何必当真。我没办法跟他撕破脸皮,再说我也不想跟他撕破脸皮,我是新手,还有很多事要请他帮忙。”
没想到,她的生存环境这么恶劣。
“更可气的是大老板,他也动了坏心思!他老让我一个人加班。由于最近要准备一个新产品发布会,准备材料,事是挺多,所以,我也只好加班。加完班,他就要请我吃夜宵。他经常是一边吃,一边聊他是多么累,有一天他居然说他‘不行’了,羞得我满脸通红。上个星期四,加完班吃夜宵的时候,他说和他老婆感情不好,准备离婚。今天在他的办公室,他居然说他非常爱我。”
说着说着,她眼圈就红了。
“我真羡慕周敏,我也想找个机会到外国去,好一走了之!”
“这种事,中国有,外国也有。你看克林顿