人力资源经理案头工作手册-第97部分
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二、人事档案利用制度
1。目的
第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程序和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
2。人事档案利用的方式
（1）设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。
（2）借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
（3）出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3。人事档案利用的程序
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
（1）查阅手续。查阅人事档案的人员或者单位应持查阅人事档案审批表（介绍信），其中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况，并且需要查阅单位盖章和负责人签字。经过人事部的审核，确定审批表与查档人一致，并且手续齐备，方可查阅。
（2）外借手续。人事档案借出使用时，要经档案主管部门负责人批准，借档单位（部门）盖章，负责人签字。借用单位要注意保密，妥善保管，不得交无关人员翻阅和转借他人。借档单位务必要按期退还（时间一般不得超过两周），逾期不还者，档案管理部门要及时催要，以免丢失。最后，归还时，及时在外借登记上注销。
（3）出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
（4）查阅、借用档案的单位或个人，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。如因工作需要从档案中取证的，应事先征得主管人事档案部门同意，经批准后方可摘抄、复制拍摄。
（5）各单位各部门利用人事档案应严格履行登记手续二、员工人事档案管理办法第一条人事档案的内容
员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：1。记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历、自传材料；2。员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；3。对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；4。记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；5。记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。
第二条人事档案保密规定
公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
第三条员工个人情况变更规定。
1。员工进入公司后，由员工本人填写“员工登记表”，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。
2。项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。
第四条员工人事档案的使用。
员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料有关人事档案管理常用表格
一、人事变更报告单
日期：年月日
第页
姓名
编号
变动原因
资料变更
变更日期
备注
人事主管填表人
二、岗位职务说明表制表日期
部门
岗位名称
任职人
任职人签字
直接主管
直接主管签字
任职
条件
学历
专业
工作经验
业务了
解范围
岗位目标
权限
岗位职责
（按重要顺序依此列出）
负责程度
衡量标准
数量、质量
三、员工人事资料卡
姓名
性别
政治面貌
照片
学历
出生日期
籍贯
现在住址
身份证号码
特长
爱好
入厂经过
介绍人
有无经过考核
有无签订合同
报到日期
经历
所在单位名称
职别
工资
离职原因
工资
年月日
工资
记事
教育
背景
学校名称
地址
毕业日期
记事
四、人事需求申请表
申请单位
申请日期
需求职别
助理管理师办事员业务人员技师后勤人员技术员需求名额需求资格
性别
男女
年龄
招聘
方式
内调外招学历
硕士本科专科高中职高其他经验专业
经验
年数
建议
人选
需求理由说明
补充离职补充调动业务需要其他理由请详细说明：
需求单位系统
副总经理
副处长
各厂人事组
需求单位签办
总公司人力资源处系统
总经理
处长
助理
科长
办事员
备注
五、人事储备表
姓名
年龄
学历
现职
担任本
职年数
历年
考核
情况
专长优点
弱点
发展性
可升调
职位1
时间
所需训练
可升调
职位2
时间
所需训练
制卡日期：年月
第92章 电子档案的管理（）
电子档案的概述
电子档案的特点、管理要求、归档方法与密级的调整概念
人们在各种活动中使用计算机作为工具，生成和读取的，用数字代码记录文字、图表和声像等信息，有保存价值的电子文件材料特点
1。应用发展的阶段性；2。信息的非人工识读性；3。设备的依赖性；4。电子文件信息与载体的相分离性；5。电子文件的易更改性；6。电子文件的多媒体集成性；
7。信息存储的高密度性
方式选择
电子载体
纸质载体
同时采用电子和纸质
选择存储方式的条件
1。利用相当频繁；
2。需要快速查阅和多用户同时共享；3。非涉及保密和知识产权保护；4。电子文件转换成纸质档案后会改变原格式、形式、功能等；5。仅具有一般参考价值1。利用不频繁；2。对查阅响应速度的要求不高；3。涉及保密或知识
产权保护
1。利用相当频繁；
2。需要快速查阅和多用户同时共享；3。非涉及保密和知识产权保护；4。电子文件转换成纸质档案后不会改变原格式、形式、功能等；5。具有凭证价值或纸质原件需重点保护的档案
管理要求
1。确保真实性；
2。确保完整性；
3。确保可识别性；
4。确保安全性
归档方法
1。电子文件的分类排序；2。建立电子文件数据库；3。确定归档范围，以保证电子档案的质量；4。确定归档时间；5。确定归档份数，一般拷贝三套，两套异地保存，另一套提供借阅；6。确定保密期
限密级调整程序
量小可以量大
电子档案的保管
电子档案保管知识
如何保管
1。库房建筑结构坚固，符合防火、防震、防潮、防紫外线设计要求，有避雷装置和监测火警的报警装置。
2。空调系统完善，保持温度变化范围为15c～27c、相对湿度40％～60％；标准温度为18c、相对湿度40％。
3。防止电磁场的干扰。避30奥斯特以上的磁场；在存有重要档案的库区，应设置测磁设备；磁带盒及档案柜无磁性、防尘并带有闭锁装置。
4。防止灰尘污染，保证空气中灰尘微粒含量不高于50粒米。
5。磁介质的质量要求：磁介质要无斑点、无小孔，也无残缺、无丝状微粒或氧化膜不平整等问题。
6。考虑到电子档案存贮介质的特性，为防止电子信号变弱或丢失，须定期（每半年一次）对电子档案进行检查倒带，同时对电子档案的内容进行鉴定进馆
方法与程序
方法
1。电子档案以纸质打印件进传统档案馆；2。电子档案以“双套制”的方法进传统档案馆；3。电子档案以脱机载体方式进电子档案馆；4。电子档案的虚拟进馆方法程序
1。档案馆对电子文件的超前控制。
2。进馆鉴定和检测。
（1）载体状况的鉴定和检查
（2）可读性鉴定和检测
（3）可靠性鉴定和检测
（4）完整性的鉴定和检测
（5）无病毒鉴定和检测
3。电子档案的移交
管理人员必备知识
1。基础知识：包括科学文化基础知识；基本政治理论知识；法律及有关政策方面的知识等。
2。档案专业知识。
（1）档案学基础理论知识。
（2）文件与档案的管理原则、方法及有关的技术。
3。现代信息技术及相关科学知识。
（1）微电子技术。微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。
（2）电子计算机基础。
（3）电子计算机软件技术。
（4）现代通信及电子计算机网络技术。
（5）设备维护知识。
4。高的外语水平。
管理人员培养
1。利用高等院校档案专业的教育资源，早定计划，早培养；2。采用短期、强化的措施进行培养；3。从档案部门选拔一批人员专门培养。
二、电子档案接受检验登记表
接收单位
