哈佛管理技能培训教程-第82部分

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　　尽管目前市面上出现不少预防资料消失的机器，或足以使消失的资料再起死回生的软件，但硬式磁碟毕竟也是一种磁性记录媒体，它仍然会遭遇一些软件所无法抵挡的意外事故。例如大地震或搬运过程中的交通事故，都有可能导致硬式磁碟的故障或损毁。一定要注意：信息化公司应该了解，大型系统所承担的风险，小型系统也一样会发生。
　　于是，备存成了最重要的观念。即使当资料已经发展到电子化时代，备存行为仍被一般人所忽视，事实上，备存即是复制，复制即是将资料提供给多数人共有，例如以多数人为对象的印刷，以少数人为对象的复印。人们习惯于这样的复制文化，却不习惯危机管理的复制——备存文化，因此才会导致资料的动辄流失。所以，所有的资料机器一开始就应该具备大范围的自动备存系统，每个人对自己的工作体系，也应该具备备存的观念及技术。
　　（7）异型机种间的资料互换术
　　使用电子资料最令人困扰的莫过于异型机种间的资料互换工作。以软式磁碟为例，它的规格包括8英寸、5英寸、3。5英寸及2英寸数种，它的资料密度也从IS（单面单密度）到2HD（双面高密度）等不一，再加上厂牌机种的不同，记录方法各异，彼此之间很难达到完全互换的效果。
　　不过，以个人的工作范围来说，有三种方法可以弥补资料互换性的不足：
　　（1）购买新机种时，选择可以和过去机种互换资料的机器。
　　（2）将异型机种的资料转换成自己机种可以阅读的方式。
　　（3）选择以标准规格系统来保存资料的机种。关于第一点，必须特别注意的是，即使是同一家厂商，有时刚出厂的新机种也无法阅读旧机种的资料。例如第一代文字处理机所保存的资料，现在的机种就没有办法阅读。关于第二点有三种方法可行：
　　第一，利用资料转换服务中心转换资料。目前有一种服务公司专门将无法互换的资料转成你所希望的机种或磁碟片型式。
　　第二，购买资料互换电脑或互换软件，自行变换。不过这种方法需投资数万至数十万元的费用。
　　第三，使用电脑或文字处理机里的通信机能予以转换。对文字资料来说，　是最简单的方法，但必须在电脑或文字处理机附有通信机能的前提下方可进行。
　　基本上，电脑或文字处理机的通信机能可以阅读规格统一的文字资料，即使机种互异，彼此也能自由交换资料。通信机能互换资料的方式有两种，一种是利用电子传送法，将A机的文件经电话输入电脑网络中，再以电子传送方式转入B机里；另一种方式则是将A机与B机直接连结于通信用的交叉通信电缆，利用两机种的通信软件来处理文件。通信机能所能互换的资料，并不只限于单纯的文字资料，因此它对异型机种的资料互换贡献，已使它成为普遍受欢迎的划时代产品。至于通信机能的装置方法，则可请教制造商或代理商。
　　至于选择标准规格的系统，只是由于它的共同性，有助于各种机器的资料互换工作。今后若是想购买文字处理机，不要忘了选择可以阅读标准规格系统资料的机种。尽管文字处理机的操作性能较差，但是由于它能互换新旧机种间的资料，所以，不妨考虑购买一台价格最便宜、且具有通信机能的手提式文字处理机，作为你个人的资料互换机。
　　5。　“电子资料整理”注意事项电子资料整理应注意八点：
　　（1）电子资料的整理是将看不到的保存资料加以整理，使之能一目了然；
　　（2）注意资料规格的统一，并事先加以整理、保存，以便能随时调出必要的资料；
　　（3）录音带的使用尽量维持“一个主题一卷卡带”的理想状况；
　　（4）当录音带内容的重复使用机会不多时，在短期的保存之后，应重新利用，以避免卡带泛滥成灾；
　　（5）有必要保存的录音带，贴上与主题相同的索引后，放入档案袋中；
　　（6）在录像带上加注时间数据，以便清楚了解每段画面的所在位置；
　　（7）磁碟片的整理最好维持一个主题的磁碟片一个档案袋；
　　（8）磁碟片或硬式磁碟的资料必须备存起来。
　　□　照片资料整理技巧
　　再也没有比整理照片更麻烦的事。在照片吃香的年代，每个人都小心翼翼地将照片粘贴于相册上；当傻瓜相机的时代来临时，冲印已经普及，这时胶卷和相册堆积如山，反而成了人们最头痛的问题。幸好照片具备了其他媒介所无法替代的功能，以致于未遭淘汰的命运。
　　照片主要有五项功能：
　　（1）捕捉瞬间的美；
　　（2）弥补模糊不清的记忆；
　　（3）一张照片足以传达比一百句话更多的信息；
　　（4）记录鲜明的映像；
　　（5）能使用于印刷媒体上。在资料工作上，照片相当重要，尤其对报纸、杂志媒体来说，照片的存在不容忽视。
　　1。　以时间顺序整理照片资料
　　整理文件资料的首要原则，即是要按音序的排列顺序，而在整理照片时，却应该考虑它的时间顺序。照片是记录时间过程里的一瞬间，也是冻结时间的一种记录。当看到一张照片时，脑海里首先浮现的即是“何时拍的？”所以，整理照片资料应该顺着记忆里的时间顺序排列。
　　2。　整理照片资料的技术
　　照片的整理工作，从底片送到冲印店冲洗时即已展开。以彩色负片为例，尽管“同步冲洗”（即冲出负片，接着便洗出照片）已成为时代新趋势，但是如果顾及整理的工作，最好还是舍弃为妙。因为不管是否拍摄成功，是否值得冲印，把所有底片同步冲洗的做法，就是一种资源的浪费。尤其是工作摄影，值得冲印的照片往往只有其中数张，利用“同步冲洗”是一大浪费。所以，当底片送交冲印店时，只须冲出负片即可，如果非要同步冲洗不可时，也莫忘了附带进行黑白压条（黑白负片一样尺寸照片）的冲印。另外，由于黑白底片本身只有黑白两色，若想从负片上判断照片的优劣，或许是一件吃力的工作，因此可先将负片制作成黑白原尺寸条块（压条），再用放大镜检查，或许效果比较理想。
　　3。　“照片资料的整理”注意事项
　　照片资料的整理应注意五个事项？
　　（1）照片资料是一种时间记录，最好能按照时间顺序来整理；
　　（2）底片与黑白压条（相版）应成对放入档案袋中；
　　（3）尽量少用同步冲印，仅选择有必要的画面冲放照片，并和文件资料一齐放入相同主题的档案袋中；
　　（4）正片只能利用现成的整理系统加以保管；
　　（5）选择摄像机磁碟片中可用的画面，转录于VHS录像带中保存起来。
　　□　人物资料整理技巧
　　多数人都曾经为了整理名片或联络地址而伤透脑筋。其原因莫过于找不到一套理想的整理方法。每个人处理名片的态度及方法各有不同，有人不论是莫逆之交或一面之缘，皆把对方视为个人资产纳入通讯录中；有人只登录关系密切者的通讯地址；有人却来者不拒，甚至将它列为一种商业信息；但也有人象政治家般喜欢到处散发名片。不同职业及不同的人生观自然影响了每个人的处理方式，但是不可否认，在商业上，“人”的确是相当重要的信息来源。一个人能借着一通电话与多少人联络、扩充多少人际关系，往往可以看出一个人的工作实力，因为“人”就是最具价值的信息。
　　名片及通讯录的基本整理方法有两点：
　　1。　名片及通讯录的基本管理法
　　在八十年代个人电脑刚刚兴起，没有人知道这个俨若魔术箱的新玩意，能对工作产生多大的助益。事实上，除了理工系的数值计算及经营管理外，电脑并未对个人工作产生巨大的改变或贡献。当电脑公司里的研究开发者绞尽脑汁想着该如何发展电脑的用途时，一度电脑曾被视为“协助业余者增长智慧”的机器，然而到了最后，电脑却走上一般商业用途，于是有关“名片吠ㄑ堵嫉墓芾í”套装软件，便不断被开发出来。
　　用电脑处理人物资料，具有三大优点：
　　（1）能够自由地删除或增加名单；
　　（2）能够快速地查询；
　　（3）能够将输入资料直接打印出来。这些都是纸资料所无法达到的优点。
　　不过，以电脑管理名片或通讯录，仍有三项不可避免的缺点：
　　（1）输入作业相当麻烦；
　　（2）登录的资料会一年一年与日渐增，总有一天会超过容量的极限；
　　（3）电脑不似通讯手册可随身携带。因此，许多人不愿意以电脑来管理现有的通讯资料，
　　其唯恐将来有更理想的电子管理系统出现时，又必须重新输入资料，造成人力与时间的浪费。尽管如此，绝大多数人仍一直期待名片、通讯录的电子化，于是在去年刚刚上市的超薄型笔记簿电脑（或资料处理机），立即成为市场上的抢手货。
　　有的管理者所使用的通讯手册已经沿用20余年，虽然外表陈旧不堪，至今却仍然相当有用。因此若要将名片，通讯录电子化管理，就必须设定一个至少可持续10～20年的系统。人生的20年一晃即过，整理信息也应该配合人生的计划。
　　根据名片、通讯录管理的一些缺陷，现阶段要找出更理想的方法，就必须针对五个项目逐一改进：
　　（1）输入所需花费时间；
　　（2）资料的容量；
　　（3）检索能力；
　　（4）携带性；
　　（5）20年后的持续性。然后再综合两项要点：？首先制作一个以“纸资料”为中心的管理系统，作为将来电子化的蓝本；？在蓝本中再制作一个可以和名片、通讯录联系的系统。
　　使工作简单而不麻烦，是整理资料的大原则，如果为了整理而使事情变得更繁杂，反而是一种颠倒是非的做法。
　　2。　建立“纸资料”为中心的管理系统
　　传说名片最早起源于17～18世纪的欧洲，但使用最多的却是日本人。名片被视为一种
　　身份地位的象征，鬃经理、鬃科长、鬃助理厖，五花八门的称谓，充分显示了人们在交换名片时所强调的地位价值观。
　　（1）名片的规格。
　　名片可说是最常见的文件资料，尤其它的标准规格，在整理上节省不少功夫。相对地，假若名片的规格不统一，在整理上会变得相当棘手，所以擅改名片规格的人，等于是替别人制造麻烦。名片的设计愈奇特，它的整理效率就愈低，尤其有些名片喜欢采用浓艳的色调，在复印整理时就应避免过黑，防止字迹不清楚。
　　名片的印刷分为横式与竖式两种，如果考虑名片盒的收藏便利，最好还是采用横式印刷为佳。对只印公司名称的名片，应该注明业务内容的性质。
　　（2）名片的再次加工。名片整理工作从接受名片的那一刻便已开始。如果无法正确读出对方的姓名或公司名称，就无法依照注音符号顺序整理名片。收到名片时，一定要注明会面的时间及日期。例如在1989年4月14日下午6：30见面，那么就在名片的一角记上“1989/04/14/1830”。数年以后，当忘记这张名片的主人是谁？在哪里见面？时，就可依照名片上注明的日期，翻阅当年记事本上的记录，很快即能确定对方的身份。
　　（3）通讯录的法则。每个人都需要一本通讯录，但是以目前市面上所销售的型