哈佛管理技能培训教程-第307部分
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极的气氛笼罩下，你若能注入积极的言词与积极的态度，你将成为严寒中的一股暖流，并成为与会者心灵寄托的所在。下一次再参与会议，请参照下列诸种要领行事，你将获取不同凡响的良好结果：
（1）从积极的角度看问题——将那些只以产生不良后遗症的消极性意念，扭转为积极性意念。例如将“这一百万元的投资当中有一半肯定要泡汤！”扭转为“这一百万元的投资当中有一半肯定会带来效益！”。
（2）倾听那些足以蒙蔽真象的泄气话，并设法解开迷雾。
（3）削弱会议中所面临的问题的难度——设法先帮助解决较简单的问题，以增进与会者对解决困难问题的信心。
（4）自告奋勇地承担工作，这对减轻与会者的精神负担与实质负担均有帮助。
（5）当其他与会者强调困境之际，你则设法提供解决方案。
（6）对提供良好的意见或解决途径的其他与会者，表达你个人的激赏。
（7）面对棘手的问题时，应讲求实际，而不应悲观。
（8）鼓励与会者积极进取。
九、协助控制会场
不具实效的会议最容易令与会者产生反感。当你被邀参与一个几乎可以断定是无效的会议时，你有三种途径可以选择：
（1）避免参与这样的会议；
（2）参与这样的会议，但是采取消极的态度抵制（如拒绝发言），或是采取积极的态度反抗（如故意捣蛋或指责主席）；
（3）帮助主席控制会场，以令会议富于实效。在以上三个途径之中，除了在若干情况下可以采取第一途径之外，应该以选择第三途径为上策。与会者怎样才能协助主席增进会议的实效呢？以下是一些具体的建议：
（1）千万要自律，切莫为主席制造难题。这至少包括：不要与邻座交头接耳；除非特别紧要的事情，否则不要中途离席；不要与主席或其他与会者争论；不要意气用事；不要在会议中从事与会议无关的工作。
（2）假如与会者之间发生争论，则主动介入，并设法令争论的每一方皆能理解对方的观点。
（3）倘若有人垄断会议，则主动提出自己的意见，或鼓励其他与会者发表意见，以打破垄断局面。
（4）如果讨论的内容偏离主题，则设法提醒与会者有关会议的目标及问题的焦点，以便将与会者的注意力拉回正轨。
核对会议清单
人员配备条件：
销售经理：充当主持会议的高级职员和会议的主人，负有经营管理会议及掌握会议的双层责任；负责全面综合监督。但行政、事务、登记并与大会登记人员直接联络等具体责任则分别委托下列三位副主持人负担：
活动计划主持人：受销售经理委托，负责活动计划内容、会议日程和材料、联系并安排发言人、特殊出版物和其他活动计划事项。
设施主持人：受销售经理委托，负责全部物质安排，包括与会址管理部门的磋商、联络和配合，准备和维护会议场所，并对有关会议的一切特殊设备、材料和供应品进行订购、运输安置、保养和处置等工作。
特殊事项主持人：受销售经理委托，负责计划、组织和监督与会议有关但从属于会议的社交活动，包括正式宴会、体育比赛项目、观光、为配偶和儿童准备的活动及其它活动。
公共关系管理人：负责协助登记、促销和宣传以及与新闻界的联系。
第一阶段（会前数月）：
（1）规定明确的目标和“主题”。
（2）发动宣传人员并征求意见。
（3）指定项目管理工作人员并确定权力分工。
（4）请会址管理部门投标。
（5）估计费用和设计暂编预算。
（6）视察会址并签订合同。
（7）向预期参加者通知开会日期。
（8）约请发言人。
（9）计划业务方案内容并探索特殊事项的可能性。
（10）计划并实施宣传方案。
第二阶段（会前两月）：
（1）用需要的人员扩大项目工作队伍。
（2）确定发言人和准备方案材料。
（3）订购为会议室、讲台及欢迎用的标志和彩旗。
（4）预定安装特别电话或通讯装置。
（5）为每次会议准备房间布置图和设备清单。
（6）预定视听器材、黑板、黑板架以及其它辅助发言人的装置
（7）协调方案的各个方面并详列说明。
（8）对会址进行仔细的实地检查。
（9）向场地管理部门提供逐个房间的方案要求和说明。
（10）就场地管理部门和你单位本身各应提供哪些商品和服务达到完全理解。
（11）召集全体项目工作人员审查方案准备的各个方面的确切情况（必要时定期召集）。
（12）与场地管理部门协商供给住房与登记的要求，以及行政手续。
（13）计划登记制度，包括确定的日期和注销日期。
（14）将登记表和方案资料邮寄给全部参加者。
（15）准备登记表。
（16）准备展览品、陈列品及其它布置材料。
（17）订购特别印刷品，包括证章、餐券和小册子。
（18）汇集特别材料和设备，以供运往会址。
（19）与发言人再次确定方案内容、对旅行及财务进行安排。
（20）安排在紧急情况下的备用方案。
（21）在出发赴会场以前，审查项目各个方面的详细说明的清单。
第三阶段（会前最后几天）：
（1）与项目的全部工作人员进行核对，以检查他们对程序的了解。
（2）通过逐项彻底审查并共同视察全部有关场地，与场地管理部门再次确定全部安排。
在会址接收、清点提前装运的物品，如有遗失，立即着手寻找（记住要随身携带仓单和提单）。
（3）与有关人员确定每次会议的正确日期、时间、房间布置和设备。
（4）核对发言人和大人物的到达时间，以及见面、欢迎和其他礼仪安排。
（5）检查对大人物的接待准备情况，确定款待的地方。
核对登记和接待的布置以确保地点和人员配备及方法适当，务必做到在所有地方备有登记表、证章、电话、布告牌、一般通知和紧急通知。
检查为每次会议指定的地点、座次排列及座位号码的正确性、按预定安装的设备的完好状态、会场一般条件特别是温度及通风状况。
（6）再次确定每位发言人的计划，所需帮助，常规的和特殊的设备，和免费赠送的材料。
核实所有特殊设备操作人员、摄影人员、安全巡逻人员以及其他工作人员对职责的理解和准备情况。
检查识别登记地点、新的出入路线或改变的地点或表明会场的标志和旗帜是否安放得当。
（7）核查会议通讯系统，掌握或传送消息、特别电话或公共喊话系统的安排。
（8）审查特别活动、参观和所有娱乐活动有关的细节。
（9）确定公共关系联络已有效实施而且情况正常。
（10）估计实际登记数字。
第四阶段（会后即办）：
（1）和场地管理部门确定全部出席人数。
（2）归还、运送或处置所有设备、供应品、展览品和装饰品。
（3）寻找被遗忘的物件、送交失物招领处。
协助登记人员、发言人和大人物离去，对给会议成功作出贡献的人亲自表示感谢。
（4）对承办宴会者或东道主旅馆的服务工作人员给予适当酬金。
第五阶段（会后一周左右）：
（1）与会议工作人员开展评论以完成未了的细节。
（2）审查盘存及核对清单，以确定所有财物、设备和材料都已作适当处置。（3）核对所有发票、发言人酬金及其他费用。
（4）支付全部应给付的债务，结清项目帐户。
（5）发送正式感谢信函给来宾发言人及方案的其他参加者。
经 典 案 例
铁女人的“铁”滋味
在欧共体的一次首脑会议上，撒切尔夫人又一次让人们领教了她的坚毅刚强的意志力的“铁”味。她在会上表示，英国在欧共体中负担的费用支出过多，英国投入了大笔资金，却并未获得应有的利益。她强烈地要求将英国负担的费用每年减少10亿英镑。这个高得惊人的要求使各国首脑们脸色发青。他们认为撒切尔夫人的真正目标是减少3亿英镑（其实这也差不多真的是撒切尔夫人的真正意图）。于是他们提议只能削减2。5亿英镑。他们认为这个
数字是解决问题的。可是撒切尔夫人是一个有着坚强意志力的刚毅的女性，她不为2。5亿英
镑这个似乎是各国首脑公认的数字所动，她仍坚持自己的立场。这一下，会谈陷入了僵局。
一方的提案是每年削减10亿英镑，另一方却只同意每年削减2。5亿英镑，差距太大，双方难以协调。
这种僵持状态的出现是撒切尔夫人意料当中的事。她的真实目标并不是10亿英镑，但她的策略就是提出相当多的要求，并顽强地坚持自己的立场，用以改变各国首脑的预期目标。然而对方并没有轻易地改变自己的立场，他们仍然只能同意2。5亿这个数字，双方处于相持阶段。这时英国和法国这个在欧共体中处于领导地位的国家相互使用了威胁的手段。撒切尔首相告诉下议院，原则上按照她提出的方案执行，暗示出并无选择的余地，同时也是在含蓄地警告各国。而这种作风，又可对法国产生压力。而法国则用另一种手段加以报复。法国开始在报纸上刊登批评英国的文章，说英国在欧共体各国中采取低姿态，企图以此来解决问题。
撒切尔首相知道，要让对方走近她说定的目标是很困难的，因此必须让对方知道，无论他采取什么手段，她都不会改变自己的立场，绝不与对方妥协。她坚强的意志力、顽强的作风，终于迫使对方作了很大的让步。一旦对方的立场发生了动摇，撒切尔夫人就逐渐地把欧共体各国首脑的期待转向自己所期待的目标。最后，欧共体各国终于同意每两年削减8亿英镑。撒切尔夫人的真实目标得到了实现。她的高起点的策略取得了应有的效果。
董事长奇论惊人
数十年前，当某公司第一次制造电灯泡时，他们的董事长就到各地去做旅行推销，他希望各地的代理商仍能本着以前的友善态度来尽力帮忙，使这项新产品——电灯泡能顺利地打入各个市场。
董事长召集了各个代理商，向他们详细介绍这项刚刚问世的新产品，他说：“经过多年来的苦心研究和创造，本公司终于完成了这项对人类有大用途的产品。虽然它还称不上第一流的产品，只能说是第二流的，但是，我仍然要拜托在座的各位，以第一流的产品价格，来向本公司购买。”
听完董事长的一席话，在场的代理商都不禁哗然：“咦！董事长有没有说错？有谁愿意以购买第一流产品的价格来买第二流的产品呢？我们这些惯于经营的代销商又不是傻瓜，怎么会做这种明摆着亏本的买卖呢？莫非是董事长说急了搞糊涂了呢？董事长你本人都已承认它是第二流的产品了，那当然应该以第二流产品的价格求交易才对啊！奇怪，董事长你怎么会说出这样�
