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第306部分

哈佛管理技能培训教程-第306部分

小说: 哈佛管理技能培训教程 字数: 每页4000字

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推出新产品,他们势必要承担该决策将来被推翻的风险。

  (2)与会人选择不当的会议。不适当的与会者所提供的大致都是不适当的意见,这对达成会议目标不但无益,反而有害。例如在讨论运费成本的会议中,倘若运输单位的负责人不在场,则此种会议注定是徒劳无功的。

  对付上述两类会议的最佳途径,便是避免置身其间。可能的话,找个借口不参加。倘若你无法不参加这些会议,则设法令会议延期召开。一旦你置身于上述的会议中,可以肯定的是,你本身将不会是一个赢家。

  有准备地赴会


  为了令你在每一场会议中取得最大的成就,在走进会议室之前,你对以下几个问题,都必须拥有周全的答案:

  (1)谁召集这次会议?为了研讨会议的重要性,首先要问会议的召集人是谁。显而易见地,总经理所召集的会议,要比科长所召集的会议更加重要。其次我们要问:召集会议者是自发地召集会议?还是被动地为他人召集会议?前者的重要性往往要比后者更大。

  (2)为何召集这次会议?你若不搞清楚会议的真正目的而贸贸然然走进会议室,你将很容易受创。因此,在与会前你应先澄清:这次会议是否为了那些悬而未决的老问题而召开?是否为了摆脱棘手的问题而召开?还是因为某些人想迫使当局下决心作决策而召开?

  借用名家之言
  在会议场合中,千万不要以为你孤立无援或势单力薄。事实上,可供你借重的外力,经常环绕在你身边。这就是古今中外的名人!例如在开会中,有人强烈地反对你刊登广告的提议,因为这个人认为多数的广告支出都是平白的浪费。此时,你可立刻征召广告大亨约翰·华纳梅克来支持你:

  “你的这个见解很对!但是我想提醒你,广告大亨约翰·华纳梅克曾说:‘百分之九十以上的广告支出都是平白的浪费,不过广告的真正效果却来自那不及百分之十的广告支出上!’

  因此,我们应该从效益的观点来衡量广告,而不宜老是从成本的角度去评估广告的得失!”

  再如在会议中,你为了强调公司应调整工资,以恢复日渐废弛的纪律并提升士气,你可征召管仲到你身边:

  “这一年来,员工士气的低沉与纪律的废驰,是有目共睹的。我认为真正的原因在于:工资调整的幅度远低于通货膨胀率。当员工的收入不足以应付日常的开销,则提升士气或维护纪律都将成为空谈!管仲不是说过‘衣食足而知荣辱,仓廪实而知礼节’吗?”

  借重名家之言有两个好处:第一、名家的知名度高,而且广受景仰,因此他们的话语将格外受尊重;第二、名家的话语大概是一般人所熟悉的,因此容易引发人们的共鸣。

  但是借重名家的话语时,你应特别留意:①只引用有利于你的论点,不要解释这些论点的背景,以免受到质疑或非难。②最好只借重已经辞世的名家之言,这样才万无一失。(因为死无对证!)

  只要你平时多搜集一些名人言行录,并在开会前事先选定足以支持你的论点的名言,则你的说服力将大大提升,因为孔子、韩非子、孙子、彼得、杜拉克、亚伯拉罕、马斯洛……等人随时会应你的征召而出现在你左右。

  借鉴以往经验
  所谓先例,即指同类事物在过去的处理方式。妥善利用先例可令你的主张无往不利,因为别人很难驳倒你那获取事实支持的主张。例如有人反对你所提出的聘用已婚女性的主张,你铿锵有力的答复是:“已婚的女性并不见得就不好。两年前退休的王太太与廖太太的优越表现,相信大家仍然印象深刻!”运用先例来支持自己的论点,等于要求反对你的论点的人答复这样的一个难题:“过去行得通的事,为什么现在行不通?”这一个问题是很难答复的。

  作好会前疏通
  任何外来的新观念的引进,最容易引起人们——特别是利害攸关的人们的抗拒。例如当你提议将公司的广告媒体由报纸改为电视,以便增进广告的效益时,负责广告的单位却举出许许多多的理由来反对你。又如鉴于国外若干厂商因采用某种产品的新配方而获益,你遂提议引进该新配方,但是研究发展部门的人却提出一些似是而非的理由来反对你。类似这样的情况在会议中层出不穷,原因是:你的提议威胁到另一部门或另一些人的安全感。试想:当广告媒体果真值得由目前的报纸改为电视,或是产品的新配方果真值得被接纳,则负责广告与研究发展的部门,显然有被于现状或工作不力的地方。基于此,为维护自身的形象,这些部门势将竭尽所能地反对你的意见。

  在上述的抗拒之下,你的任何方式的辩解或当面还击,均不足以产生良好的效果。你应在会议之前,先与这些可能反对你的意见的人进行疏通,以便安排一些足以维护他们的颜面的措施,甚至取得他们的某一程度的谅解或支持。必要的时候,你也可以让他们用他们自己的名义提出你的观念。尽管这样做,等于拱手将自己的观念送给别人,但是假如你志在令你的观点被采纳,这样做又何妨!?

  不论你是否诉诸会议前的疏通(当然希望你能尽量做到!),在会议中,一旦由你提出新观念,则千万不要在言辞上威胁到利害攸关的人士。譬如就上述的广告媒体的变动与产品新配方的引进的两个实例来说,你的发言最好能够接近下列的方式以便减少抗拒:

  “将广告媒体由目前的报纸改为电视,不但可令我们的品牌更广泛地为消费大众熟知,而且广告的单位成本也可因而减低。这一点,广告科的各位先生知道得比我更加清楚……。”

  “关于引进新配方的好处,我事先曾经跟研究发展部门的先生们请教过,他们早已注视这个问题,而且认为潜在的好处可不小……。”

  谋求沟通方法


  在会议场合内,有不少满腹经验的人因表达不得其法,致使其意见无从表达,更不用说被重视或采纳!在大多数人皆不善于表达意见的现状下,假如你能按下面三个步骤提出你的意见,则它被听取的机会必然加大:

  以精简而肯定的措辞说出你的意见。
  (2)提出几点具体而充分的理由来证明你的意见的正确性。

  (3)重复述说你的意见。

  以上三个步骤即是一般所谓的三段式的意见表达方式,亦即

  (1)意见(2)证明(3)意见的复述。

  举例说明:

  “我确信产品A可以大量推出。”(1)

  “因为头两个月的试销情况较预期高出25%,“而且多数的营业代表都看好。”(2)

  “因此,我确信产品A可以大量推出。”(3)

  会议场合中的沟通媒体除了有声的语言之外,无声的语言——诸如仪容、姿态、手势、眼神、面部表情等。仍然扮演相当重要的角色。现将值得特别留意者简述如下:

  (1)仪容要整洁。蓬头垢面者通常得不到与会者的好感。飞机驾驶员之所以讨人喜欢及受人尊敬,恐怕跟其仪容整洁有密切的关系。

  (2)准时或提早抵达会场。时间的掌握也是一种无声的语言。开会迟到的这种行为所显示的信息可能是:你不重视这场会议、你故意摆架子、你不理会会场将因你的迟到而受干扰、你不介意浪费其他与会者的时间……等等。开会迟到的另一种弊端,便是前文所说的丧失选择良好座位的机会。

  (3)避免穿着奇装异服。服饰是一种符号,也是一种无声的语言。当你穿的衣服或是身上所配带的装饰品太奇特或太耀眼时,与会者的注意力将集中在你的衣服与配件上,而不会凝神谛听你所说的话语。因此,为稳妥起见,你的穿戴应尽量趋于保守。

  (4)留意坐姿。最理想的坐姿是脊椎骨挺直但却不僵硬,因为只有这样,你才能在松驰状态下维持警觉性。

  (5)两眼正视。跟别人对话时最忌讳的便是两眼闪缩,或是斜眼看人,因为这足以令人对你的动机或品格产生不良的评价。同样忌讳的是,以求情的眼光看人,因为这样做足以削弱你说话的份量。

  (6)借手势或物品引起注意并强调自身的观点。以手势配合说话的内容,可以令听众印象深刻。手势的大小视你所想强调的内容而定。谈细节的时候,手势要小;谈大事时,手势要加大。运用手势时,你必须考虑周围实体环境的大小。外界的空间愈大时,手势可愈夸张;外界的空间愈小时,手势应愈收敛。为强调你的意见而以物件作为道具是一种良好的举措。





  重视活用数据


  我们生活在数字的世界里,我们每天所见、所闻与所思的一切,几乎没有不涉及数字的。基于此,我们对数字或多或少均产生麻木或厌烦的感觉。其实,这样的感觉是很自然的,因为数字只是代表事实的一种符号,而非事实本身。在会议中运用数字时,希望你能留意下面两个要领:

  (1)除非必要,否则不要随便提出数字。当你抛出的数字过多,不但令听众感到纳闷而关闭心扉,而且也会令听众觉得你没人情味,因为你所关心的只是冷漠的数字。

  (2)要设法为枯燥的数字注入生命,这即是说,要让数字所代表的事实,能成为一般人生活经验中的一部分。只有这样,人们对数字才感到亲切,也才能产生兴趣。举例来说,下面的第(1)种数字陈述方式若能改为第(2)种陈述方式则其影响力将显著加大:

  (1)“假如各位接纳我的提议,则公司每个月至少能节省67453750元的开支!”

  (2)“假如各位接纳我的提议,则公司每个月至少能节省67453750元的开支!从另一个角度来说,倘若这项节省下来的开支,能以加薪的方式平均分配给公司的每一成员,则每一个人每一个月的工资将增加3500元!”



  七、树立良好形象

  你时时刻刻都须要留意自己在他人心目中的形象,因为好的形象对你在会议中的所作所为足以产生莫大的助力,坏的形象则足以令你在会议中处处受钳制。下面是一些有助于你塑造及维护良好形象的参考事项:

  人们总是喜欢诚实的人,以及以公平态度待人的人。
  (2)听众所渴望听到的是事实,因此对那些夸夸其谈、自命不凡的人极度反感。

  (3)人们都不喜欢不愿倾听他人意见的人。

  (4)一般人对情绪激动的人的判断力,通常欠缺信心。(5)人们对于态度冷静、善于逻辑推理的人的判断力,均寄以信心。

  (6)人们对富于想象力与创造力的人均产生好感。但是,当一个人的想象力与创造力超越了听众所能理解或想象的范围,则该想象力与创造力将很容易被视为荒谬。天才与白痴毕竟只是一线之隔!

  (7)在会议中最令人讨厌的两种人大概是:喜欢打断别人的话的人,以及喋喋不休的人。

  八、保持积极态度

  在一般会议中,我们经常面临的是消极的气氛——包括消极的表情、消极的情绪、消极的话语、消极的反应等。在消极的气氛笼罩下,你若能注入积极的言词与积极的态度,你将成为严寒中的一股暖流,并成为与会者心灵寄托的所

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