哈佛管理技能培训教程-第213部分
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5。用过的录音带不要重复使用
有人认为，卡式录音带的最大优点在于能够洗掉重录，多次的反复使用。但是最好不要二次录音，其理由之一是，因为已录下的资料就等于是自己的财产。
平日养成不二次录音的习惯，就不会发生把重要资料洗掉的失误。如果采用这种做法，绝对不必担心会发生种种意外。
6。用十卷装的卡带盒来收藏录音带
在收藏标准大小的录音带时，最好用十卷装的塑胶卡带盒，把卡带装在里面，再放到书架上，当然，要按类分别整理，有条不紊的排列在书架上，举例来说，如果是有关语言的，要按英语、法语等等来分别归类，需要时，就不必在检索上浪费时间。
此外，在卡带上附上标示内容的卡片。在这卡片上，就不只是写上标题，把你认为必要的事也一并写上去。举例来说，如果在一卷录音带上，录两周的节目，也清清楚楚地标示在卡片上。
7。看录像时，可以使用快速回转〖HT5”，5SS〗若谈起前面提过的，以快速回转看录下来的电视节目，大概会有很多人以为，那些跳过不看的部分都是插播广告，不过，不插播广告的NHP节目你也可以“跳看”。
举例说，当你观赏“NHK专辑”，即使是水准很高的节目，重要的部分也不会太多，拖泥带水的场景经常可见，所以，这些部分你可以很快地跳过去。如此一来，一小时的节目也能缩短到二十分钟左右，其效率实在是一级棒。
8。袖珍卡带最适合录语言节目
卡式录音带由于体积小，外形统一，比起书籍来，较不占空间，在收藏上比较方便。其中，有一种袖珍型卡带，只有标准带的四分之一大，一个大抽屉收藏几百卷，是绰绰有余的。在连续收录语言节目时，要想成立属于自己的卡带图书馆，再没有比使用袖珍型卡带更理想的了。
不过，如果不在卡带上标明内容，充分做好分类整理的工作，在检索上就很费工夫，所以，这一点必须特别注意。
9。不断看电视，只是浪费时间而已
业务人员打发假日的方式，大多是“睡觉”和“看电视”。的确，在电视机前睡觉，很容易无所事事地度过一天。
只要打开电视，往往都会接连不断地看下去，因此电视常被视为影响孩子功课的最大敌人。对大人来说，不断的看电视，也会造成一样的后果。前面提过，你可以把电视节目录下来看，即使做不到这个程度，只要控制电视机的收视，也能避免浪费时间。
10。利用睡眠学习机
有一种睡眠学习机，是在枕头下放置一个录音机，使人可以一边睡觉一边听音乐或语言录音带。在听力学习工具上，这是非常有力的“秘密武器”。当你一边工作一边学习语言的时候，可使用睡眠学习机来听录音带，从而有效利用时间。
11。早上只要在床上思考五分钟
早上你可以在床上看书，尤其是学习语言之际，虽然早上已经醒来了，仍会躺在床上收听英语广播讲座。即使头脑依然睡意朦胧，耳朵只要不断地接受广播的刺激，在提高语言能力上，也有很大的帮助。这样一边睡觉，也能够一边思考许多事情。
即使不学语言或读书，也可以每天早上在床上思考五分钟，想想要用什么方式来进行今天的工作。只要想一下，即可提高当天的工作效率，床上的五分钟可以相当于一、两小时的效用。
12。与转接电话的人先定下“暗号”
在转接电话时，如果对方指名要找的人正在接电话或会客，以至于无法接听电话的情况非常多，像一些重要人物或是难以联络得上的对象，恐怕会因此错失接触的机会。
所以，如果你和秘书之间定有“暗号”，尽量培养彼此的默契。举例来说，如果你在秘书送来的纸条上写“W7”，即表示“七分钟之后，立即回电话。”借此，即使是接听别的电话，也不会令任何一方久候，且能够迅速应对处理。
13。与对方约好回电的时间
电话中事情谈到一半时，对方说：“一会儿再给你回电。”这种情况常常会发生。可是，这个“一会儿”可是很难预料！有时以为对方会马上打来，而苦苦等候着，不料竟拖到第二天才打过来。
因此，特别是在想尽快得知情况时，你最好先与对方约好回电时间。这样，对方就不会七拖八拖，而你也不必苦苦等候，既浪费时间，又不敢随便外出离开。这似乎是理所当然的做法，不过，很意外的，好像很少有人能彻底奉行。
14。采用有监听功能的电话
打电话找人时，通常对方都不会马上来听，而要“稍等一下！”
在这种情况下，大部分的人都是拿着话筒，一直到对方来接听，这里有一个最好的方法是利用电话的监听功能，在电话扬声器传来对方的声音之前，你可以专心做别的工作。因为拿着话筒呆呆的等着对方，不知道什么时候才会再打过来，这完全是浪费时间。商业电话具有许多优良的功能，要积极加以利用才是。
15。使用无线电话
有点小事打电话找人，在转接的空档或者对方去找资料的时候，拿着话筒等待的情况很多。如果是普通的电话，在等候时即使想做其他事，由于电话线的缘故，行动范围总限于半径一米之内，再怎么也无法有效利用等待的空档。
所以，要有效地利用等电话的时间，最方便的莫过于使用无线电话。这样，可以拿着电话，在房间里走来走去，当然也能够到书架找资料，或是记下备忘录。
16。使用计时计费的电话
各企业公司在裁减经费时，首先应当整顿的就是电话。的确，长时间通话不但浪费时间，电话费也相当惊人。但是，节制电话若只是嘴上说说，根本收不到效果。
因此，采用计时计费的电话，是一种很好的方法。这样，在打长途电话之际，眼看计费表不断往上跳，即使不愿意也不得不警觉到通话时间太长，自然而然就会少说废话，而达到同时节省时间与金钱的目的。
17留话请接电话的人代为转达
为了顺利处理电话，你可以编制一本应对电话的手册。其中有一条原则是，打电话找人，即使对方不在，也要向接电话的人表明联络的目的，并请代为转达。
通常，如果对方不在，不是说：“我再打来。”就是说：“能不能请他回电话。”然后就挂断电话，其实，大多数事情都不一定非得直接告诉当事人，才能够达到自己的目的。苦苦等待和对方亲自说话，往往要浪费很多时间，致使工作效率不佳，而且如果是非常紧急的事，先令接电话的人了解个中情况，他也会十分热心代为联络，以尽快找到对方。
18。在电话答录机留话，要说明打电话的目的
有些人一听到对方是以电话答录机留话，就只说：“我是某某人，我再打电话来。”就立刻挂上电话。而有时候，即使留话，也没有交待好重点，以致对方回家后根本不清楚事情的原委，所以，对方只好再打电话来询问，结果又得再说一遍，造成双方时间的浪费。在碰到对方是以电话答录机留话时，你最好是清清楚楚地交待打电话的日期、时间、事情的要点、什么时候可以与你联络得上及其他一时之间可以想到的细节等等。如此一来，不仅能节省时间，还能顺便整理问题，真可谓一举两得。
19。把电话答录机当做“备忘录”使用
电话答录机的最大功能在于——在自己出外时，也能确认留话的内容。不过，如果换另一种使用方法，也可以当做自己的“备忘录”。
举例来说，你在家里看报时，从广告上发现一本好书，就可以打电话到办公室，在电话答录机上留话：“请顺便帮我买一本书，书名是……。”这样，你的同事外出时，就会顺便帮你买回来。此外，一旦突然想到什么好点子，也可以先录在电话答录机上，事后再加以审核。把电话答录机当做“备忘录”使用，甚为方便。
20。利用“电话答录机”〖HT5”，5SS〗以前电视上有部威士忌广告，为了安心享用美酒，而把电话收到冰箱的冷冻库。实际上，在埋头于重要工作之时，突然受到电话干扰而中断，工作效率会受到很大的影响。如果把话筒拿起来，使别人打不进来，确实可以因此而免除这些干扰，可是，万一有重要的电话也接不到，往往因而耽误要事。在这种情况下，可以利用电话答录机。对忙碌而无暇接电话的人，可以每隔一定时间就听听来电的留话内容，马上回电给对方，这样就不会有失礼之处。
21。电话接通后先报上自己姓名〖HT5”，5SS〗拨错号码的电话，只会令人感到莫名其妙而已，要是开始双方都没发觉到，等彼此说上好半天才知道打错电话，不只造成时间的浪费，而且，也会弄得心情格外烦躁不安。
为了避免这种错误，只要电话一接通，你可以先报上自己的姓名，这样，如果打错电话，对方就会马上察觉到。此外，尽早主动提起对方的姓名、事情内容，即使对方先前没注意到，至此也会知道打错了电话，因而减少时间上的浪费。懂得打电话的要领，可使电话使用的效率大大提高。
22。电话要放在桌子的左边
电话放在桌子的左边是最好的，理由是，这样可以用左手接电话，使惯用的右手永远保持自由的状态。同时，也可以一边用左手拿话筒，一边用右手提笔干别的工作，这时候如果电话放在桌子的左边，就不必特地放下右手的笔，去拿话筒。
此外，在桌子的右上方要准备备忘纸，以便在接电话时能马上记下备忘录。只要在细节上多用点心，将有助于工作的持续进行。放置电话的位置，也会对工作的流程造成影响。23。先以对讲机来应对访客
对讲机最大的功用，就是能够先查问身份不明的人，由于它不必直接与访客面对面，却能够以声音应对，对打发推销员，确实非常方便。在假日时，你可充分利用对讲机的优点。
举例来说，在对付推销员时，一旦面对面，就很难加以拒绝，非得容忍对方喋喋不休的推销轰炸不可，如果利用对讲机的话，以一句“家里还有”，马上可以回绝掉，这样就可以避免浪费时间。
24。电话备忘录须分类记载
当经常有很多公司来电向你请教内容广泛的问题时，如一律将其记在一张纸上，事后一定还要再抄一遍，以便分类，这样就得多一次麻烦，工作效率很低。
所以，在这种情况下，最妙的方法是按类将对方的问题一一写在不同的活页纸上，如此，不但事后容易整理，而且也不会发生“遗漏”的情形。
25。留言条上一定要写5W
若以基本的5W——“何时”、“何人”、“何事”、“何处”、“怎么做”来写留言条的话，就不会浪费许多无谓的时间。
在前面提过，你自编的电话时应对照手册中规定，�
