8小时+从优秀到卓越的效率法则-第25部分
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3。删除不必要的项目。在你的方案中有没有这样的项目：看起来不错但是没有多大意义的？是时候把它们删掉了。这个项目需要做到这么大吗？也许可以减小它的规模。就算方案做的不那么精致，剪掉那些只起修饰作用的东西结果还是一样的。
这样做对那些完美主义者是非常有用的。这些人一旦有足够的时间就会增添许多不必要的细节，而这些常常就是导致任务不能按时完成的主要原因，它们实际上就是一种拖延的形式。为了让这些完美主义者们一开始就放弃这些不必要的细节，最好的办法就是给他们安排非常紧迫的时间。重中之重在于确保这一项目不偏离主题。
4。扩展你可以利用的资源。你现在都拥有什么资源？还能找到其他人帮忙吗？还有更多的设备、更多的资金或更好的主意吗？有的话又会有什么不同呢？在这个项目上已经投入了大量的时间和资金了，再多投入一些又何妨呢！例如：建筑公司在承包之处会有这样的协议：如果在规定时间里不能完成，建筑公司就要受到相应惩罚。
相反，它也可以是一种奖励方式。西雅图在修一座被暴风摧毁的桥时，答应每天给建筑公司18000美元，只要他们每天都能完成当天的工作量。这个数目是根据这座桥不能正常使用所造成的损失计算出来的。
5。寻找替代。在你的方案中有没有看起来不太可能实现的项目？有没有其他可行的办法代替它呢？这样做会影响你方案完成的质量吗？
很多新产品其实就是他们前任的替代。3－M指示胶带纸的问世就是一个很好的说明。其实3－M指示胶带纸只是比从前的胶带纸更具粘性，但是它却价值百万。
6。可选择的其他办法。方案在某个地方被困住了，想一想有没有其他什么方式解决呢？有没有其他可以选择的资源或是人选帮你完成？也许有一个供应商一直寻找机会想要和你合作呢？你的供应商什么时候能把材料提供到位？这些材料是不是已经在他们的库房里了？你是选择等他们送呢还是自己去运？
罗杰·凡·欧克在自己的作品《踹出一个金头脑》中就解释了寻找其他办法的深刻哲学。你怎么知道你现在的办法就是最好办法？也许再想另外一个会比你现行的方案好很多呢！
7。先接受一部分。假设你想要10000个信封，但是由于供应商当时没有10000个，所以无法给你供货。与他们联系，弄清楚他们现在库存是多少，2000吗？好，那就先要2000个，这样你们就可以先用这些做你们的事情，同时也给了供应商时间去赶制剩下的部分。
8。奖励。人们都喜欢被奖励，这一点为我们的方案能恢复正常提供了可能性。不管是我们自己还是其他人都会在奖励的刺激下以百倍的精神重新投入到项目中。在“胡萝卜”的激励和刺激下，什么事都有可能完成。
9。惩罚。同理，惩罚是另外一个有效因素，有时为了避免坏结果的驱动力比追求好结果的动力还要强。与其他人合作应该仔细思考奖惩问题。每年的4月15号就能给我们很好的启示。想一想那天直到深夜还排在税务局门口等待退税的长长的队伍吧。尽管按规定，提前退税可以更快获取偿还金的便利，但是一大部分人还是等到挨罚期限前才肯去交退税。
10。竭尽全力。如果这个方案完成与否对你来说有生死攸关的重要性，你该怎么办呢？认真思考衡量以上建议，结合自己的情况选择适合的办法。
如果能对方案的实施进程做到合适的追踪和控制，那么就算遇到再大的困难也都能克服。假设你是美国太空总署负责一项航天飞船项目的科学家，你要负责飞船的着陆事宜安排。你可以随意调遣太空署所有的人和资源；你派谁去干什么他必须服从安排，无需你亲力亲为，你要做的只有一件事，那就是在飞船着陆前做好规划，这个规划要考虑到安全着陆的方方面面，并将其贯彻执行。
看起来很简单是吗？可实际上你要考虑的事情可多了。天气变化、千里之外的飞船轨道、宇航员的选择与训练、飞行过程中要做的实验、着陆地点的选择、人员和设备的配备问题、发射火箭的选择，除此之外你还要组织好记者和参观人员，这么多的事情难道还不够你忙的吗？
不过这些还只是保证飞船安全着陆所需的庞杂前期准备工作当中非常表面，非常简单的工作，还有其他细节的事情，要使所有准备工作按部就班，所有人员协调一致的工作，只有所有这一切都正常运作才能保证这个太空飞行计划成功。考虑到这些，估计还没等到开始你就要急着辞职了。所以我们应该向太空项目的负责人致敬，因为组织协调整个项目计划让其成功实现实在不是一件容易的事。
测评：工作流程表
根据自己的情况选择对应的数字：3同意；2不确定；1不同意：
同意不确定不同意
我清楚我负责的项目进展到什么程度了。321
我能很轻松的与别人讨论工作和时间安排问题。321
如果项目进程落后于时间安排，我知道问题出在哪里。321
如果时间安排上有问题我一般能提前意识到。321
我会根据工作流程表来制定计划。321
在做计划时我会考虑从前的经验。321
我会在各个计划安排之间留出一段缓冲时间以备不时之需。321
计算分数
19分以上：你的方案计划总能完成！
13—18分：大多情况下你能按时完成任务，但这里多少有些运气的因素。
13分以下：基本上不能完成计划，在你身上投资是没有任何希望的！
工作流程表的作用
用流程表来追踪控制方案实施情况益处多多：
·表明各子项目之间的关系。一张图示要比上千字的描述更加清楚明了。图表可以非常直观地为我们指明为什么某一步骤重要，它与总方案的其他方面有什么联系。没有这样一个流程表我们很难做时间安排并解释如此安排的必要性。
·用来与他人沟通。时间安排和人员组织的重要意义在流程表中都有体现。一旦看过流程表，人们就知道自己所负责的工作在整个表中所处的地位，进而明白自己为什么需要在规定时间内完成自己的任务了。
如果你的同事或上司突然要求你把这个方案提前一周完成，不要和他争论，但也不要接受，这个流程图就是最好的武器，它能帮你说清楚所有该说的。如果非得按照新的时间期限完成，那么有其他什么特许吗？哪个项目可以推迟完成？“我也想提前7天完成，但您能告诉我该怎么样安排时间吗？”这是一个很好的沟通协商机会。
其他好处还包括：
·帮你监理步骤复杂的大方案的实施情况。如果每个步骤在流程图中都有标出，那么我们就不会在不经意间忽视某个细节了。也许只有一个人知道所有该做的事情以及如何去做，这个人手里的总流程图是不会放过任何一个细节的。
·化整为零，方便组织安排。你不可能把一整个任务都交给一个人去做，但是有这个流程图把方案细化到某个具体的步骤，你就很容易据此做出安排了。此外，流程图还能显现出某个任务的价值与地位，这样你在委派任务时就更容易，只需让他们认识到自己所从事的工作在总方案中的重要性就可以了。
·帮你在出现问题时能很快找到症结所在。不要再出现这样的情况，一旦有紧急状况发生你便慌了手脚，所有的人力物力都转向处理新情况，扔下原来的方案不管。其实只要你有规划良好的流程表，大麻烦就不会来找你了，即使来了，你也能应付自如。
·帮你明晰时间期限改变的后果。如果一项工作比原计划推迟两天完成会是什么样的结果？查阅流程图，这会带来麻烦吗？是发生在关键时刻吗？有没有其它解决办法？这些你现在都无需去猜测，流程图能很清楚地告诉你。
有流程图在手就不会发生最后日期快到了却发现要完成的还远远没有完成的情况。实际上，在完成某个方案之后应该回顾一下总流程，分析在此过程中哪里出现过问题，为什么会如此，有了这些经验，此后再做项目你会做的更加完美的。
小提示：最初几次做的流程图可能会有很多缺点，因为你之前从来没有经验，时间的安排也是在猜测的基础上得出的，难免会有差错。这就是为什么项目完成之后要认真研究你的流程安排并总结经验的原因。
方案管理（追踪）软件
你所负责的方案越大越复杂，你就越是需要一个电脑控制程序。能控制流程的软件种类非常多，有些是专门的工业软件，有些则是普通软件。不管那一种都是在不断更新之中，功能日益强大。
有了方案管理软件，你就能不断更新表里的信息：有哪些项目完成了，哪些快到期了，哪些到期还没有完成。而且修订后的图表还会和原来的图表一样的清楚整洁，不会因为加入这些新信息而变的乱七八糟。大多数这种管理软件会在期限快到，或者有什么问题出现的时候亮出“小红旗”提醒。而且还能直接指出多个图表安排是否存在潜在的问题。例如：在3个不同安排表中，一个人在一周之内的工作时间叠加起来达84小时，这时软件就会主动指出问题。
决定选择哪一种软件要经过深入的考虑、权衡。你需要参考方案的复杂程度，方案实施方式，其中包括多少项目等等。下面是你需做的各个方面的考虑：
·与其它数据库的联系
·共需要管理几个方案
·每个步骤需要多少活动
·在一个方案中使用复合时间表和次时间表
·借鉴其它方案管理的成果
·需要花费的总时间
·专业的基线、基距模型
·采用的分析工具（CPM、PERT等）
·数据接收和显示形式（图表方块、柱形图、网状图、表格或是PERT、GANTT）
·向主管汇报的时间
·网络空间
以上并未罗列详尽，请到网上查询最新更新。只要输入“方案管理软件”就会有一大堆网址供你选择，或者你可以直接选择下面这些软件制造商：
ABTCorporationProjectwareTimeScope
MicroplanningInternationalSafariSoftwareProductsKidasaSoftwareInc。
MicrosoftAllegroProductsInc。Artemis
AdvancedManagementSolutionsSoftlandingSystemsPrimavera
CreativeTechnologyLaboratoriesIntraPlanPictdataProductions
三大流程图：
计划评审技术（PERT），关键路径法（CPM），甘特图（GANTT）
如何启用PERT程序？
PERT是在50年代中期的“北极星”导弹计划中发明的，如今在各行各业中得到了广泛使用。在本章结束时你也将学会使用这项技术。
当项目庞大复杂，涉及到很多步骤和人员时，你就可以利用接下来要学的东西有效地控制此项目的实施，这不仅能让你提高效率，而且十分有趣。
PERT简介
PERT是“ProgramEvaluationandReviewTechnique”（计划评审技术）的首字母缩写，最早是“北极星”导弹计划中的科学家们使用的。
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